Personvernerklæring for Trond Mohn Forskningsstiftelse

Personvernerklæringen beskriver hvorledes Trond Mohn Forskningsstiftelse (TMF) samler inn og bruker personopplysninger i virksomheten sin og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

1. Hvilke personopplysninger behandles av TMF

Vi innhenter og behandler personopplysninger som er nødvendig for å behandle søknader, oppfylle avtaler og/eller norsk lov. Personopplysninger anvendes kun for det formål de er innsamlet for, og stiftelsen selger ikke personopplysninger til andre. Deling av personopplysninger med tredjepart (se: Underdatabehandlere) skjer kun når tredjepart har en rolle som inngår i stiftelsens behandling av søknader og avtaler.

Stiftelsen sletter personopplysninger når det ikke lenger er legitime grunner for å oppbevare dem.

1.1. Behandling av personopplysninger ved søknadsbehandling

Personopplysninger i søknader mottas pr. epost og behandles av stiftelsens tilsatte. Søknadene deles med og behandles av fag­eksperter som bedømmer søknader, både hver for seg og i fagpaneler.

Stiftelsens viten­skapelig rådgivende utvalg og styre behandler også søknader med personopp­lys­ninger. Som ledd i søknads­behandlingen utarbeider stiftelsen oversikter over søkere og fageksperter som inneholder personopplysninger. Oversiktene lagres sammen med søknadene hos stiftelsens leverandør av datalagringstjenester, se pkt. 2.2. Søknader og oversikter kan bli delt med stiftelsens revisor som ledd i kontroll av stiftelsens tildelingsvirksomhet.

Hvilke personopplysninger som stiftelsen lagrer, varierer med hvilken rolle personen det gjelder innehar. I hovedsak lagrer stiftelsen navn, epostadresse, stilling, fødselsdato, utdanning og arbeidserfaring, samt rolle i omsøkt eller innvilget prosjekt.

1.2. Behandling av personopplysninger ved inngåelse og oppfølging av avtaler om tildeling

Tildelinger fra stiftelsen gis i all hovedsak som bidrag til prosjekter ved offentlige forskningsinstitusjoner, og disse er ansvarlig for eventuelle tilsettinger og personaloppfølging, herunder behandling av personal­opplysninger for tilsatte i prosjekter som stiftelsen tildeler midler til.

For å kunne følge opp de kontraktsfestede forpliktelsene utarbeider stiftelsen oversikter over avtaler. Disse inneholder kontaktinformasjon som navn på prosjektleder, e-postadresse og organisatorisk tilhørighet. Avtaler og oversikter deles med stiftelsens regnskapsfører og revisor.

Ved inngåelse av avtale om tildeling forplikter mottaker seg til å sende årlige statusrapporter til stiftelsen. Disse rapportene kan inneholde personopplysninger. Rapportene behandles av stiftelsens tilsatte og gjøres også tilgjengelig for stiftelsens vitenskapelige rådgivende utvalg, styre og revisor.

Avtaler, rapportene og oversikter lagres hos ECIT Solutions DI AS og Admincontrol AS, se pkt. 2.2.1 og 2.2.2.

1.3 Behandling som ledd i lønns- og personaladministrasjon

Tilsatte, medlemmer av styret og vitenskapelig rådgivende utvalg, fageksperter (peer reviewers), samt andre som får lønn eller honorar fra stiftelsen, er registrert i lønnssystemet som stiftelsens autoriserte regnskapsfører benytter. Slik registrering er nødvendig for å kunne oppfylle avtaler og lovpålagte krav, herunder rapportering til offentlige myndigheter.

2. Underdatabehandlere

Leverandører som Trond Mohn Forskningsstiftelse bruker som underdatabehandlere, er listet under. Disse skal kunne dokumentere gode interne rutiner for personvern og informasjonssikkerhet gjennom sertifiseringer, revisjon eller annen relevant dokumentasjon. Ved bruk av underdatabehandler bekrefter vi at disse pålegges samme forpliktelser med vern og bruk av personopplysninger som Trond Mohn Forskningsstiftelse.

2.1 Underdatabehandlere for drift av stiftelsens nettsted – analyse – sikkerhet

Merk at stiftelsen ikke samler inn personopplysninger fra søkere eller tilsatte ved hjelp av sitt nettsted. Nettsidene til stiftelsen kan inneholde lenker til stiftelsens sider på Facebook og Twitter. Bruken av disse tjenestene er underlagt personvernerklæringene til selskapene som leverer dem.

2.1.1 Picapoint AS
Picapoint AS er stiftelsens leverandør av hosting og sikkerhetstjenester for stiftelsens nettsted, og behandler kun data som stiftelsen publiserer på sine nettsider.

2.1.2 Google Analytics
Stiftelsen bruker analyseverktøyet Google Analytics på sitt nettsted. Ved besøk på nettsidene til stiftelsen, blir IP-adressen registrert. (En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskin og dermed til en enkeltperson.)

Google Analytics er satt opp slik at IP-adressene kun blir behandlet i anonymisert form. Opplysningene kan således bare behandles i avidentifisert form, og slik at de ikke kan knyttes til enkeltpersoner. Formålet med stiftelsens bruk av Google Analytics er å utarbeide statistikk som stiftelsen nytter til å utvikle og forbedre informasjonen på nettsidene.
www.google.com/analytics/terms/no.html

2.2 Andre underdatabehandlere

2.2.1 ECIT Solutions DI AS
Selskapet leverer skytjenester for drift av stiftelsens kontorstøtteprogrammer og lagring av data. Stiftelsen behandler og arkiverer personopplysninger i elektronisk form gjennom disse tjenestene. Stiftelsen har databehandleravtale med ECIT Solutions DI AS.

2.2.2 Admincontrol AS
Admincontrol AS er stiftelsens leverandør av sikker distribusjon av dokumenter til styret, regnskapsfører og revisorer. Stiftelsen har databehandleravtale med Admincontrol AS.

2.2.3 Fett Økonomi AS
Fett Økonomi AS er autorisert regnskapsfører som leverer regnskapstjenester til stiftelsen og behandler således personopplysninger for alle som mottar lønn, honorar eller andre godtgjørelser fra stiftelsen. Fett Økonomi AS behandler personopplysninger på vegne av stiftelsen i tråd med gjeldende lovverk og bransjestandarder. Stiftelsen har databehandleravtale med Fett Økonomi AS.

3. Rettigheter

Personer som er registrert av stiftelsen, har rett til innsyn i egne personopplysninger. Dersom personopplysningene er ukorrekte eller ufullstendige, eller stiftelsen behandler opplysninger den ikke har lov til å behandle, har den registrerte rett til å kreve at slike opplysninger blir korrigert, slettet eller supplerte. Slike forespørsler vil stiftelsen svare på kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

4. Personvernombud

Stiftelsen har vurdert det slik at den ikke plikter å ha personvernombud.

5. Kontaktinformasjon

Stiftelsen ved daglig leder er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Stiftelsens ansatte svarer på spørsmål fra personer som får eller kan få personopplysningene sine behandlet av stiftelsen.

Kontakt: post [@] mohnfoundation.no

Dette dokumentet er publisert 29.06.2023. Merk at det kan bli endringer i vår personvernerklæring, og at ny versjon da vil bli publisert her på stiftelsens nettsted